Sociétés de services : Optimisez vos processus métier avec Odoo

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  • 22 Déc 2022

Avec la sortie de la version 16 et la récente réduction de ses tarifs, la solution Odoo continue de faire parler d’elle. Parmi les différents aspects à l’origine de la success story de la société de Fabien Pinckaers il y a très certainement la capacité de sa solution à adresser l’ensemble des besoins d’une entreprise. Vous exercez dans une société de services ? Examinons ensemble comment votre quotidien peut se voir grandement simplifié grâce à Odoo !

 

La régie

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Pour la gestion de l’activité en régie, les modules Vente, Projet et Employés de Odoo vont permettre de gérer l’ensemble de l’activité depuis le suivi des compétences des employés jusqu’à la facturation des prestations. Voici quelques fonctionnalités clés de ces modules. 

 

 

Gestion des compétences

 

Avec le module Gestion des compétences, il est possible d’intégrer sur les fiches employés leurs CVs ainsi que leurs compétences. Sur chacune d’entre elles, vous pouvez également renseigner un niveau de maîtrise. De cette manière, il est possible simplement d’identifier la personne adéquate pour une mission donnée.

 

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Une gestion des ventes intégrée à la gestion de projet

 

Pour fluidifier le passage de la vente d’une prestation à sa réalisation, Odoo intègre complètement sa gestion des ventes avec le module projet. Vous pouvez donc vendre une prestation de service et voir le projet et les tâches associés être automatiquement générés dans la gestion de projet.


Feuilles de temps

 

Une fois la mission affectée, pour suivre le temps passé sur celle-ci, Odoo propose un module de gestion des feuilles de temps. Il va vous permettre de créer les feuilles de temps, mais également de gérer un workflow de validation et enfin de suivre le temps passé sur chaque mission.

 

Facturation des feuilles de temps

 

La gestion de projet étant totalement intégrée avec le module vente, il est possible, directement depuis le bon de commande, de générer la facturation d’une période en fonction des feuilles de temps associées au projet. Ces mêmes feuilles de temps apparaîtront dans le détail de la facture que recevra votre client.

 

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Gestion d'un projet agile

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Pour faciliter la gestion de vos projets, le module projet de Odoo met à disposition toutes les fonctionnalités nécessaires pour la gestion de vos projets. Et ce, quelle que soit la méthodologie utilisée, agile ou cycle en V et le mode de facturation, régie ou forfait.


Voyons ensemble les fonctionnalités importantes pour ce module.

 

La vue Kanban d’un projet

 

Cette vue vous permet d’organiser toutes les tâches de votre projet sur un tableau Kanban paramétrable. Il vous suffit ensuite de glisser déposer vos tâches pour les passer d’une étape à l’autre.

 

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Suivez l’avancement de votre projet

 

Pour suivre l’avancement de votre projet, vous pouvez utiliser la vue burndown chart qui s'actualise en temps réel en fonction de l’avancement du projet. En plus de cet indicateur, Odoo vous permet de renseigner un point d’étape du projet à chaque fin de sprint. Ainsi, vous conservez un suivi de l’état du projet au fil du temps.

 

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Facturation au temps passé ou sur base de jalon 

 

Lors de la rédaction de la commande, en fonction de vos prestations, vous pouvez réaliser une facturation au temps passé sur base des feuilles de temps ou sur base de jalons de facturation.


Dans les deux cas, Odoo permet l’émission d’une commande détaillée permettant à votre client de suivre l’évolution de la livraison de sa prestation ainsi que la facturation qui en découle.

 

Planning projet

 

La vue Gantt de Odoo vous permet d’organiser dans le temps les tâches du projet et d’afficher facilement les relations de dépendance entre les différentes actions planifiées. Depuis cette vue, il est également possible de suivre l’affectation des tâches et de suivre l’évolution de la charge de travail au fil du projet.

 

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Suivis des KPIs de votre projet

 

Toutes les données d’un projet sont centralisées par Odoo au sein d’une même vue afin d’avoir une vision synthétique de l’état d’avancement du projet.
 

Suivi KPIs

Support client et maintenance

 

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Pour ce qui est de vos clients en maintenance, Odoo dispose d’un module helpdesk qui propose plusieurs fonctionnalités clés vous permettant de gagner en efficacité dans la gestion de vos clients en maintenance.

 

Portail client

 

Tout d’abord, Odoo met à disposition pour un mode portail accessible via une interface web qui permettra à vos clients d’ouvrir des tickets, mais également d'échanger sur ceux en cours de traitement.

 

 


Affectation automatique des tickets

 

Pour fluidifier l’attribution des tickets, vous pourrez créer plusieurs équipes et ajouter des règles d’attributions automatiques des demandes.


Facturation et feuilles de temps


Pour suivre le temps passé et éventuellement facturé en fonction de cela, de la même manière qu’il est possible d’ajouter des feuilles de temps à une tâche, il est possible de le faire pour un ticket helpdesk. Le temps passé peut être considéré comme non-facturable et conservé uniquement dans un but d’analyse de la rentabilité d’une équipe, ou bien être relié à un bon de commande client pour qu’il soit facturé en fonction des conditions de la commande.


Gestion des SLAs

 

Pour chaque équipe, Odoo permet de définir des SLAs. Ces règles peuvent s’adapter en fonction du type de ticket ou de client. Vous pouvez ensuite, depuis votre tableau de bord, visualiser facilement les tickets qui ne respectent pas les SLAs et qui donc nécessite une attention particulière.

 

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Et mon projet  ?


Ces scénarios que nous avons décrits sont bien sûr des cas génériques. Dans les faits, chaque société possède des spécificités qui lui sont propres. C’est pour cette raison que Odoo, en plus des nombreuses fonctionnalités natives que nous avons eu l’occasion de décrire dans cet article, peut être enrichi par le biais de développements spécifiques de façon à répondre pleinement à vos enjeux métiers. Pour cela, SMILE peut vous accompagner dans l’analyse de votre projet et l’intégration de Odoo dans votre SI. 


En effet, Odoo est un partenaire historique de Smile !


Depuis ses débuts en 2008, notre partenariat avec Odoo s'est alors renforcé : nous sommes aujourd'hui le plus grand intégrateur français de la solution. Nous avons eu, au cours de cette période, l’opportunité d'implanter cette solution à travers plusieurs de nos clients de type ESN et bien d'autres. Nous serions ravis de partager notre expérience avec vous.

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Formations open source

Durée : 2 jours
Lieu : Paris