Gestion des médias et gestion de données produits : gagnez en efficacité en interfaçant vos solutions de DAM et de PIM

Lors du dernier salon Documation, nous vous avons présenté notre connecteur entre le DAM Nuxeo et le PIM Akeneo. Cette conférence, animée sur le stand de notre partenaire Hyland, avait pour objectif de montrer la complémentarité des deux solutions.

DAM ? PIM ? De quoi parle-t-on ?

Avant toute chose, il est utile de rappeler ce que sont les solutions DAM et PIM.

Le DAM (Digital Assets Management) est une solution de gestion de médias. Il permet à une organisation ou une entreprise de centraliser l’ensemble des médias qu’elle gère : images, sons, vidéos… Il peut tout aussi bien s’agir de médias achetés (par exemple sur une banque d’images) et qui vont servir de matériaux à des supports de communication, que des médias réalisés de toutes pièces par le service communication de l’organisation : logo, bannière, posters, flyers…

Le PIM, quant à lui, permet de gérer les données relatives aux produits commercialisés par l’entreprise : il s’agit principalement de données froides qui changent peu, comme la description, les caractéristiques du produit etc. Le PIM inclut très souvent une gestion des visuels du produit, au travers d’une bibliothèque de médias, mais elle se limite à des fonctionnalités basiques (indexation et recherche).

En synthèse :

• Le DAM porte le cycle de contribution et de validation des médias au travers des fonctionnalités suivantes :
  • Création et/ou mise à jour des visuels, en connexion avec les suites créatives (ex : Photoshop, Indesign)
  • Indexation et description des médias au travers des métadonnées, pour en faciliter également la recherche
  • Workflow de contribution et de validation, afin de recueillir les éléments constituant le média de la part des différents services impliqués (ex : agence graphique, service communication, service juridique…)
  • Gestion et suivi des informations légales (ex : date de validité des médias dont on a acquis le droit d’usage, droit à l’image…)
  • Mise à disposition pour diffusion sur tout type de support : électronique (sites intranet/internet, campagnes e-mailings…) ou papier (catalogues imprimés, flyers, posters…)

• Le PIM porte la gestion des données produits, de leur enrichissement à leur diffusion :
  • Centralisation des données en provenance de différents outils du SI métier (ERP, CRM…) ou enrichissement manuel par les équipes “produits”
  • Utilisation collaborative au travers de workflows de validation des données (ex : une agence en charge de la description des produits, une agence de traduction en charge de la déclinaison dans les différentes langues…)
  • Vérification de la qualité des données : tableaux de bord pour suivre le pourcentage de complétion et de consistance des données…
  • Diffusion des données centralisées dans une logique multicanale et multilingue : sites e-commerce, applications mobiles…

De l’usage complémentaire du DAM et du PIM

On peut se demander quel est l’intérêt de mettre en place deux solutions différentes. En effet, en termes de coûts, il revient plus cher d’investir dans deux solutions plutôt qu’une, aussi bien du point de vue implémentation, maintenance, licences ou encore infrastructure.

La frontière entre les deux solutions semble aussi un peu poreuse : le DAM permet la gestion de métadonnées ; le PIM inclut souvent une bibliothèque de médias.

• Dans ce cas, pourquoi ne pas utiliser uniquement le DAM et exploiter les métadonnées pour décrire les produits ? 

Ce scénario n’est pas recommandé, car la gestion des métadonnées au sein d’une solution DAM est orientée pour décrire les documents, ici les médias. S’il est possible de personnaliser ces métadonnées en fonction du besoin métier, dans la pratique cela devient vite complexe de transposer le modèle de données documentaire dans une vision “produit”.

En effet, cela revient à créer de très nombreuses métadonnées, et de perdre ainsi de la pertinence au niveau des outils de recherche. On ne le dira jamais assez : en matière de métadonnées au sein d’une solution ECM (dont le DAM), il est contre-productif de multiplier les index car cela générera du bruit au moment de la recherche (à savoir, trop de résultats et/ou des résultats manquant de pertinence).

Par ailleurs, le DAM ne permet pas de manière native de gérer facilement les cibles, à savoir le couplage entre un canal de diffusion (site e-commerce, application mobile…) et la langue (français, anglais…). D’un point de vue documentaire, cela revient à créer n médias avec n fiches descriptives pour prendre en compte cette dimension multicanale.

Alors, pourquoi ne pas utiliser uniquement le PIM avec son module de gestion des assets ? Ce scénario reste possible, et peut être indiqué si on est dans le cadre d’une organisation plus petite avec un budget restreint.

Depuis le PIM, il sera possible de charger ces médias et de les lier aux fiches produits. Dans le cas d’Akeneo, ce lien peut être réalisé de manière automatique grâce à des conventions de nommage et des règles, ce qui permet de gagner du temps.

L’inconvénient principal de ce scénario est de devoir revenir dans le PIM pour charger le nouveau fichier à chaque nouvelle version du média. Si on a besoin de modifier à plusieurs reprises le visuel, cela peut vite devenir chronophage et pénible. Créer un lien avec le DAM permet ainsi un gain de temps à chaque fois qu’une modification est apportée sur un visuel.

Exemples de cas d’usages

Afin d’illustrer les gains et bénéfices du couple DAM-PIM, nous proposons d’étudier deux cas d’usages : le lancement d’un nouveau produit, et la mise à jour d’un produit existant.

Dans le cadre du lancement d’un nouveau produit, l’équipe chargée de son développement et de sa commercialisation envisage d’abord un déploiement sur le marché français et américain, au travers du site e-commerce.

Le responsable produit va commencer par référencer son produit dans Akeneo, en renseignant le channel “e-commerce” puis les locales “Français” et “Anglais”. Côté Nuxeo, l’équipe graphique initialise un dossier pour le produit, ainsi que deux fichiers correspondants aux deux cibles. Il sera ainsi possible de décliner autant de fichiers que de cibles, en fonction des spécificités de chaque région. 

Dans le DAM, les équipes en charge du graphisme peuvent travailler de manière transparente avec leurs suites créatives (ex : Photoshop, Indesign…), et rester ainsi dans un écosystème familier.

Grâce au connecteur avec Adobe CC, elles peuvent aisément réutiliser des assets existants dans le DAM pour les intégrer dans leurs visuels (ex : logos, icônes…) et sont avertis si l’un de leurs travaux comporte des assets qui ont été modifiés.

Une fois que le visuel des produits est finalisé, la synchronisation avec le PIM est activée et l’asset se retrouve dans Akeneo. On peut éventuellement gagner en efficacité en exploitant les fonctionnalités d’Akeneo permettant de lier directement un asset à un produit (en se basant sur des règles de nommage).

Dans ce premier cas de figure, les principaux bénéfices sont :

• Une réduction du time to market : l’automatisation de tâches et la synchronisation entre DAM et PIM débarrassent les équipes “produits” et “graphisme” de tâches sans grande valeur ajoutée pour qu’elles puissent ainsi se concentrer sur ce qu’elles savent faire de mieux. Ainsi, plus besoin de se connecter n fois dans le PIM pour charger n versions du visuel : les changements sont pris en compte au fil de l’eau ;
• Une fiabilité au niveau des données/visuels : il n’est plus nécessaire de courir après la dernière version d’un asset, perdue dans un obscur répertoire réseau ou - pire ! - en local sur le poste du graphiste. Le DAM centralise l’ensemble des assets de l’organisation, et assure que la dernière version affichée par le PIM est bien la dernière version validée par l’ensemble des équipes ;
• Une fluidité dans les échanges entre équipes “produit” et “graphisme” : les premiers vont principalement travailler dans le PIM (et éventuellement être sollicités ponctuellement dans le DAM pour validation des visuels) et les seconds travaillent depuis le DAM, avec leurs outils habituels (Adobe CC…). Finis les interminables ping pongs par mail !

Dans un second cas d’usage, nous pourrions imaginer qu’il est nécessaire de changer le visuel du produit destiné au marché français, afin de mieux mettre en valeur certains arguments de vente pour lesquels les français seront plus sensibles. Pour ce cas, il n’est pas nécessaire de se rendre dans le PIM, tout se passe au niveau du DAM : recherche de l’asset, lancement d’un nouveau workflow de mise à jour de l’asset existant, circuit de validation du nouveau visuel, versionning et historisation des différentes versions… Une fois le nouveau design validé, il est synchronisé automatiquement avec le PIM. 

Les bénéfices sont multiples :

• Nous avons évité de nombreux allers/retours par mail entre les équipes pour récupérer les éléments et les valider,
• Nous sommes sûrs d’être partis de la dernière version de l’asset,
• Nous sommes sûrs que l’asset apparaissant dans le PIM est bien la dernière version validée.

Aller plus loin avec la solution DAM : investir dans une plateforme ECM complète

Investir dans deux solutions n’est pas anodin en termes de coûts de mise en œuvre et de maintenance. Mais il peut être intéressant de raisonner non plus seulement sur un cas d’usage unique au travers de la gestion des médias, mais d’envisager le déploiement d’une solution ECM pour un usage plus transverse dans son organisation.

D’une part, la gestion des médias ne relève pas uniquement d’une interface avec le PIM. Le DAM peut servir l’ensemble des besoins de gestion de médias de l’organisation et les met à disposition de l’ensemble des cibles de diffusion : sites internet ou intranet, campagnes mails, pools d’impression… Le DAM est le référentiel unifié de tous ces cas d’utilisation.

Par ailleurs, la solution Nuxeo n’est pas seulement une solution de DAM : c’est une plateforme de gestion documentaire complète qui permet de mettre en place de nombreux usages métier qui ne relèvent pas uniquement de la gestion de médias. En effet, contrairement à des solutions de DAM plus classiques (qui gérent uniquement les médias), Nuxeo permet la prise en charge de très nombreux formats de fichiers, des plus standards (suites Microsoft Office, Libre Office) au plus exotiques (AutoCAD…), avec un périmètre technique et fonctionnel très large : workflows, gestion des droits et accès...

En investissant dans une solution plus transverse, il est possible de lisser le coût d’investissement (notamment de licences) sur différents cas d’utilisation : documents RH, comptables, documentation technique…