Au cours de ces dernières décennies, les méthodes de vente ont radicalement changé, et ont donné naissance au e-commerce. La technologie a simplifié les processus d'achat en back-office, et, grâce à la prévalence des outils numériques, les approvisionnements n'ont jamais été aussi pratiques.

Les processus B2B digitalisés ont également introduit de nouvelles manières de décrire les transactions commerciales. E-commerce, e-procurement, ERP, PIM, catalogues Punchout – s'il ne s'agit pas de « i » quelque chose, il s'agit de « e » autre chose. Pas étonnant que tout cela prête à confusion. On nous demande souvent de participer au débat « e-procurement versus e-commerce », ou, plus spécifiquement, de nous prononcer sur le fait que OroCommerce soit un système de e-procurement ou soit lié aux catalogues Punchout. 

Afin d'éviter toute confusion, nous avons décidé de saisir l’occasion pour mettre les points sur les i et les barres sur les t. Dans notre publication d'aujourd'hui, nous allons commencer par définir ce que sont les systèmes de e-procurement, puis nous étudierons la manière dont le e-commerce B2B s'inscrit dans le concept. Ne ratez pas non plus notre prochain épisode, qui sera consacré aux catalogues Punchout .

La confusion entre les systèmes de e-commerce et de e-procurement

Les systèmes d'approvisionnements électroniques (e-procurement) et de commerce électronique (e-commerce) sont systématiquement utilisés avec le commerce B2B. Les PME et les grandes entreprises, mais également les acteurs de la chaîne logistique, les utilisent pour les ventes/le marketing et les achats. Cependant, avec le B2B, les relations ne sont pas aussi simples. Pour chaque vente réalisée par une partie, il existe un achat effectué par une autre partie, qui est souvent très différente de la première. Il s'agit des deux faces (acheteur et vendeur) de la même pièce (la transaction d'achat/de vente).

Même s'ils présentent certaines similitudes, les systèmes de e-procurement et de e-commerce B2B présentent également des différences. Tous deux disposent de fonctionnalités qui les rendent uniques.

Toutes les plates-formes de e-commerce B2B peuvent gérer des transactions en ligne, et certains systèmes de e-procurement le font également. Certains systèmes de e-commerce (comme OroCommerce) peuvent gérer les processus RFQ (Demande de devis), mais tous les systèmes de e-procurement disposent de cette fonctionnalité. Cela est également vrai pour la gestion des limites de crédit.

Mais c'est ici que les similitudes s'arrêtent. En résumé, la plate-forme de e-commerce est conçue autour des besoins du vendeur, et la plate-forme de e-procurement est développée pour l'acheteur. Mais étudions la question de plus près.

Comment fonctionnent les systèmes de e-procurement ?

Sur le fond, le e-procurement inclut toutes les activités d'achat et de vente d'une entreprise sur Internet. Là où une entreprise classique aurait besoin de faxer des bons de commande physiques ou de faire des recherches dans des catalogues et des grilles de tarifs au format papier, le e-procurement numérise ces activités. Les entreprises utilisent des logiciels de e-procurement pour les aider à rendre le processus de recherche et d'achat plus efficace.

Les avantages du e-procurement sont nombreux pour les entreprises, leurs fournisseurs et leurs sociétés d'achat. C'est un moyen de simplifier le processus de demande d'approvisionnement et de paiement tout en réduisant le coût par transaction. Il permet aux entreprises de bénéficier de la facilité du e-commerce pour leurs achats, et de mieux gérer leurs dépenses.

La plupart des solutions de e-procurement offrent :

·       Des processus d'approbation de préachat

·       Une liste gérable de fournisseurs privilégiés/approuvés

·       Un suivi des dépenses

·       Un système de génération des bons de commande

·       Une réception des biens /services après émission d'un bon de commande/d'un ordre d'exécution

·       Plusieurs niveaux d'accès utilisateur

·       Des outils de budgétisation

De nombreuses applications de e-procurement reconnues telles que Coupa ou Gatekeeper offrent ces fonctionnalités out-of-the-box.

Contrairement à un acheteur B2B classique, un acheteur qui utilise le e-procurement se distingue légèrement des autres. Le vendeur doit en faire davantage pour satisfaire le second client – c'est-à-dire qu'il doit utiliser un système de e-procurement à la demande de l'acheteur.

Les fabricants peuvent utiliser le e-procurement pour faciliter leurs achats de biens directs pour le processus de production. Les organismes gouvernementaux et les entités issus du secteur public peuvent utiliser un système de e-procurement pour simplifier le processus RFQ et augmenter leur pouvoir d'achat.

Étant donné qu'ils peuvent orienter leurs achats vers des fournisseurs choisis, les acheteurs peuvent négocier de meilleurs tarifs. Cela permet une plus grande transparence et renforce la responsabilité. Les informations peuvent être partagées avec les personnes adéquates.  Le risque de fraude est réduit grâce à la séparation des rôles. Les erreurs au cours de la gestion des contrats et des processus d'établissement de devis sont minimisées. Enfin, les collaborateurs ont accès à un catalogue préapprouvé des biens et services dont ils ont besoin, à des tarifs fixes. Par conséquent, les achats, la comptabilité et toutes les autres fonctions connexes deviennent plus efficaces.

Étant donné qu'ils possèdent de nombreuses « pièces en mouvement », il est essentiel que les systèmes de e-procurement et les processus d'achat des acheteurs fonctionnent parfaitement ensemble. Afin de gagner du temps et de réduire les coûts, ces systèmes doivent offrir une gestion adéquate des autorisations, et des informations précises sur les stocks, les tarifs et les produits.

C'est l'une des différences entre le e-commerce et le e-procurement : une plate-forme de e-commerce disposera de ces informations dès le départ.

Comment les systèmes de e-commerce s'intègrent-ils ?

Dans quelle mesure le e-procurement et le e-commerce sont-ils différents ? Les systèmes de commerce électronique sont utilisés par les fabricants, les distributeurs et d'autres entreprises de B2B pour commercialiser et vendre des biens et des services. Là où les systèmes de e-procurement sont conçus autour des besoins de l'acheteur, les systèmes de e-commerce reposent sur ceux du vendeur. Cela peut prêter à confusion, car les vendeurs n'ont qu'un seul but : offrir aux acheteurs ce que ces derniers veulent. 

Cependant, les vendeurs B2B ont également des contraintes – ils opèrent dans les strictes limites de leur secteur, de leurs processus, de leurs partenaires ou de leurs relations avec leurs clients.

De nombreuses plates-formes de e-commerce B2B disponibles sur le marché sont des plates-formes B2C réadaptées pour des applications de B2B. Cependant, les systèmes tels que OroCommerce ont été créés de toute pièce pour les besoins particuliers du e-commerce B2B.

Les solutions B2B offrent :

·       Une gestion de contenu

·       Un panier pour les achats en ligne

·       Une gestion personnalisée des catalogues

·       Plusieurs niveaux d'accès client

·       Plusieurs listes de prix

·       Des listes d'achat créées par les utilisateurs

·       Des fonctions de personnalisation des listes de prix et des catalogues

·       Une soumission en ligne des RFQ et des RFP

·       Une gestion de la relation client

·       Des processus personnalisables

Ceux qui achètent une plate-forme de e-commerce sont les entreprises qui réalisent les ventes. Alors que les acheteurs utilisent le site Web pour effectuer des achats et soumettre des demandes de propositions, les systèmes de e-commerce ont été développés pour être utilisés par les vendeurs dans le cadre des transactions B2B.

Les distributeurs de produits tels que le distributeur d'aliments pour animaux domestiques Animal Supply Company utilisent le e-commerce pour accepter les commandes, maintenir leurs relations client et appliquer leurs stratégies marketing de façon à développer leurs activités. Les fabricants tels que ARC utilisent les plates-formes de e-commerce pour conquérir de nouveaux marchés, soutenir les chaînes logistiques existantes et renforcer l'identité de leur entreprise.

En résumé, le e-commerce permet aux entreprises d'être efficaces sur le plan opérationnel, mais également en termes de marketing et de ventes.

Les acheteurs participent à un système de e-commerce, en remplissant un formulaire de contact, en passant une commande en ligne, ou en soumettant un RFQ depuis leur navigateur Web. Les acheteurs s'impliquent dans le système de e-commerce, car celui-ci facilite le processus d'achat. La plate-forme de e-commerce est conçue au profit du vendeur, afin de lui permettre de s'impliquer avec ses clients, de développer ses activités et de numériser des processus.

Une transaction, le e-procurement versus le e-commerce

Lors de n'importe quelle transaction commerciale donnée, l'acheteur et le vendeur peuvent avoir un objectif commun – qui est de finaliser la transaction – mais leurs besoins sont très différents. Plus les participants à la transaction sont complexes, plus ces besoins peuvent diverger.

C'est la raison pour laquelle ils utilisent deux systèmes très différents pour automatiser et numériser leurs processus. Les systèmes de e-procurement sont conçus en gardant l'acheteur à l'esprit, tandis que les systèmes de e-commerce sont conçus pour répondre aux besoins des vendeurs. Les deux systèmes ne sont pas interchangeables et toute tentative à cet égard conduit à une véritable catastrophe.

Voici quelques-unes des différences qui existent en termes de gestion du processus d'approvisionnement électronique entre les logiciels de e-procurement et de e-commerce B2B.

Avantages de l'intégration du e-procurement et du e-commerce B2B

Dans certains secteurs et avec certains modèles de vente, il ne suffit pas aux vendeurs de proposer aux clients les produits adéquats. Les vendeurs doivent respecter des exigences d'achat uniques qui varient d'un client à l'autre. Les acheteurs qui utilisent des systèmes de e-procurement démarrent généralement leurs recherches ici, en consultant les catalogues des vendeurs (également désignés « catalogues Punchout ») afin de passer au processus d'achat.

Ainsi, il est logique pour les vendeurs de mettre en place une intégration e-commerce rapide et efficace avec un fournisseur de e-procurement utilisé par leurs clients. Cela fait également sens sur le plan commercial : les acheteurs dépensent davantage et leurs relations avec les vendeurs qui intègrent leurs systèmes de e-procurement durent plus longtemps.

En intégrant leurs systèmes de e-commerce B2B et de e-procurement, les acheteurs et les vendeurs B2B peuvent atteindre leurs objectifs sans affecter l'autre partie. L'acheteur peut utiliser son système de e-procurement pour effectuer ses achats sur le site Web de e-commerce du fournisseur. Le vendeur utilise son propre système, qu'il connaît et qu'il sait utiliser.

Ainsi, un échange homogène de données d'approvisionnement entre les systèmes de e-commerce B2B, de e-procurement, ERP et d'autres systèmes est nécessaire pour maintenir la cohérence et la transparence des informations relatives aux stocks, aux bons de commande, aux paiements, aux expéditions et à la facturation.

La nécessité du e-procurement dans le e-commerce B2B

Bien que le e-commerce B2C tente de rendre les achats plus simples et plus transparents, les objectifs du e-commerce B2B sont légèrement différents. Étant donné que les acheteurs B2B sont des employés qui effectuent des achats pour le compte de leur entreprise, les entreprises de e-commerce B2B doivent leur faciliter la tâche.

Mais comment les utilisateurs de e-procurement voient-ils l'expérience d'achat ? Qu'ils sélectionnent un fournisseur préapprouvé ou qu'il le choisissent dans une liste, ils commencent tout d'abord par évaluer les fournisseurs à l'aide de leurs solutions de e-procurement. Lorsqu'ils choisissent un fournisseur, ils voient son compte personnalisé avec ses produits et leurs prix issus du site de e-commerce. Lorsqu'ils ajoutent des produits à leur panier, leur liste d'achat est transférée vers le système de e-procurement, au sein duquel le bon de commande et les autorisations nécessaires sont créés. Ensuite, les informations sont transférées vers le système de e-commerce, sur lequel les achats sont enregistrés.

Les entreprises souhaitent automatiser ce processus avec un système de e-procurement afin de réduire leurs coûts et de garantir la cohérence des approvisionnements et la transparence pour les principales parties prenantes. Cela permet également de réduire la saisie manuelle de données et le risque d'erreurs, et d'accélérer les cycles d'achat.

Il n'est pas étonnant que de nombreux acheteurs B2B évaluent les vendeurs B2B selon leur expérience en e-commerce et leur capacité à s'intégrer à leur système de e-procurement. Il est important de réaliser que de nombreux utilisateurs de e-procurement sont investis dans leurs systèmes, et que les entreprises qui possèdent des solutions de e-commerce flexibles avec une possibilité d'intégration disposent d'un avantage concurrentiel.

Intégration du e-commerce B2B et du e-procurement

Le débat e-procurement versus e-commerce a t-il encore lieu d'être ? Tant que les besoins des acheteurs et des vendeurs seront différents, l'intégration sera nécessaire.

Un système intégré de e-commerce et de e-procurement se compose d'un logiciel d'approvisionnements pour l'acheteur et d'une plate-forme de e-commerce pour le vendeur, comme OroCommerce.

OroCommerce est une plate-forme de e-commerce B2B flexible associée à des fournisseurs de technologie Punchout tels que Vurbis et Greenwing Technology. De plus, la solide architecture open-source d'Oro et ses API front-end et back-end évolutives peuvent être intégrées à d'autres systèmes de e-procurement tiers.

Que vous souhaitiez développer une solution de e-procurement en interne ou vous connecter à un système existant, Oro dispose de la technologie, de l'expertise et de l'écosystème de partenaires nécessaires pour transformer vos objectifs en réalité.