Gestion Electronique de Documents et Système d’Archivage Électronique avec VITAM : industrialisez vos versements !

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  • 21 Avr 2022

Le dernier salon Documation, qui s’est tenu en mars 2022, a été l’occasion de présenter nos réflexions et travaux autour de l’interfaçage GED et SAE. Cette conférence, animée sur le stand de notre partenaire Hyland, avait pour objectif de présenter l’industrialisation des versements (et d’un certain nombre d’autres fonctionnalités) entre différentes solutions de GED et la solution d’archivage VITAM.

 

 

GED, SAE, quelles différences ?

 

 

Ces deux outils sont souvent confondus, alors même qu’ils ne couvrent pas les mêmes usages et objectifs.

 

Un outil de GED, pour Gestion Électronique de Documents (ou “Documentaire”, selon les acceptions) intègre tout document d’une entreprise, qu’il soit produit, reçu, à compléter ou déjà finalisé. Ainsi, la GED se place au cœur de la gestion de l’information active d’une entreprise en rassemblant la connaissance documentaire existante. La GED peut être positionnée comme un logiciel métier et se décliner sous autant de formes que nécessaire (RH, Comptabilité, Informatique, Technique, etc.) ; ou comme un logiciel transverse, unique et centralisé.

 

On peut définir la GED en trois points fonctionnels : 

  • il s’agit d’un outil de classement, en mesure de créer des arborescences de dossiers dans lesquels les documents seront classés automatiquement et selon certains critères,
  • un outil de recherche : les GED du marché disposent de moteurs de recherche puissants s’appuyant sur l’indexation des documents (métadonnées ou propriétés des documents),
  • un outil interconnecté, au cœur du système d’information : dépôt de documents provenant d’autres outils métiers, partage de documents et de fonctionnalités vers d’autres outils, etc.

 

Loin de s’arrêter à cette définition, les outils de GED peuvent disposer d’un certain nombre d’autres capacités, ou s’interfacer fortement à d’autres applicatifs comme : 

 

  • les workflows : une GED peut proposer des workflows natifs, mais seuls les outils de workflows à part entière permettent une intégration importante avec les autres outils du SI,
  • l’archivage : une GED peut proposer des fonctions dites de “pré-archivage”, mais ne pourra pas apporter les mêmes garanties qu’un outil de SAE (solution d’archivage électronique),
  • la capture : une GED peut rechercher dans le contenu des documents “lisibles”. Si un document est scanné, il devient une image, et ne peut pas être parcouru par la GED ; on utilise alors un outil de “Capture”,
  • Interface spécifique : une GED est souvent utilisée en “Boîte Noire”, autrement les utilisateurs n’accèdent jamais directement à son interface, mais passent par une interface spécifique (intranet, outil de gestion interposé, etc.).

 

Comme son nom l’indique, le SAE, pour Système d’Archivage Électronique, est un système composé d’outils logiciels, d’infrastructures (réseau, hébergement, etc.) et de procédures techniques et fonctionnelles assurant la maîtrise de ce même système. Le SAE n’est donc pas un outil en tant que tel, mais un ensemble de politiques et procédures assurant, à long terme, la conservation des archives numériques (et ce qu’elles soient nativement numériques ou numérisées).

 

Ainsi, le SAE peut se définir comme : 

 

  • Un outil de préservation de l’information : traçabilité et chaînage de journaux, indexation et classement via des arbres de positionnement ou plans de classement, etc.
  • Un outil à valeur probatoire : calcul d’empreinte, contrôle et limitation des accès, classification, versionning, migrations de format, etc.
  • Un outil interconnecté et exploitable au sein du SI : collecte d’archives de multiples sources, tri, communication des archives vers d’autres outils, recherche, workflows transactionnels interconnectés, etc.

 

Tout comme la GED donc, la mise en place d’un SAE passe par l’intégration d’autres outils métiers, qui l’alimentent et le complètent : 

 

  • Outil de GED, ERP, CRM, ou tout autre outil métier : un SAE a pour objectif de conserver les archives issues des documents produits par d’autres systèmes et métiers. Toute production peut avoir vocation à alimenter un SAE, et ce quel que soit l’éventuel outil numérique producteur.
  • Outil de capture : un SAE peut rechercher dans le contexte et le contenu des archives “lisibles”. L’outil de capture permet de reconnaître les caractères ou pour faciliter la reconnaissance du type documentaire (par exemple).
  • Outil d’archivage : un SAE peut, dans une logique de capture et d’indexation, faire appel à une brique de pré-archivage qui va centraliser les entrées et trier avant injection dans le SAE.
  • Si le SAE est orienté vers les archives intermédiaires, il peut être couplé à un SAE orienté vers les archives définitives (pour le secteur public notamment).
  • Outil de diffusion : un SAE doit parfois conserver des archives qui devront être diffusées à des publics divers. Les salles de consultation ou de prêts numériques, les portails de communication des archives permettent de diffuser les archives communicables aux lecteurs tout en limitant l’accès au SAE aux métiers des archives.

 

 

Quel périmètre d’interopérabilité ?

 

 

La confusion qui règne sur la définition de ces deux solutions, GED et SAE, entraîne une complexité supplémentaire dans la mise en œuvre des projets d’interopérabilité. Un bon moyen pour se repérer plus aisément dans cet univers complexe de la gestion documentaire est de visualiser les solutions sur la base du cycle de vie d’un document et d’une archive. 

 

Schema Cycle de Vie Document

 

Cette vision, assez connue, présente de manière linéaire les grands âges du cycle de vie d’un document. Lorsqu’on replace la GED et le SAE dans un système plus global, on visualise plus aisément les interconnexions possibles entre les différentes solutions.


1 - Dématérialisation ou capture
2 - Gestion des documents vivants
3 - Gestion des archives courantes
4 - Gestion des archives intermédiaires
5 - Archivage définitif ou élimination

 

Ainsi ces deux solutions aux finalités différentes intègrent des fonctionnalités communes ou presque. Par exemple, la gestion et modification des métadonnées doit être possible quelle que soit la solution ; les workflows, eux, sont spécifiques à la GED, mais des fonctionnalités de transaction (demandes de communication, d’élimination, etc.) sont spécifiques aux solutions d’archivage.


Cela signifie plusieurs choses : 

 

 

  • des référentiels sont communs aux deux applications, ce qui va faciliter la conservation de toutes les informations portées par le document qui transite ;
  • des fonctionnalités peuvent être portées par l’une ou l’autre des solutions : le versement par exemple peut être porté par la GED, qui fait la demande, construit le paquet à verser aux archives, détruit sa copie une fois que le SAE valide la transaction. On peut également imaginer que le SAE collecte, demande à la GED quels documents sont éligibles, et construit le paquet via un middleware pour enfin valider la transaction ;
  • d’un point de vue architecture, enfin, il est nécessaire de définir qui est référent sur l’information documentaire : est-ce le SAE qui gère les référentiels de métadonnées (via des référentiels assez strictes et immuables), ou bien est-ce la GED qui les porte, et les met à jour au sein du SAE ?

 

Il n’y a pas de bonne réponse à ces questions : le choix va dépendre de votre projet, de vos attendus et des contraintes auxquelles vous êtes soumis.

 

 

En résumé, que peut-on industrialiser, pour quoi et comment ?

  • Partager quoi ?
    • Producteurs,
    • Autorités,
    • Accès,
    • Métadonnées de gestion,
    • Métadonnées descriptives
    • Plans de classement et arbres de positionnement

 

  • Pour quoi ?
    • Métadonnées descriptives,
    • Copie fiable, exploitable et authentique,
    • Sélection des paquets d’archives communicables
    • Recherche partagée

 

  • Comment ?
    • Gestion des demandes de versement, workflows de collecte
    • Tri, archivage définitif,
    • Transfert des journaux du cycle de vie,
    • Conservation des métadonnées de tout type,
    • Conservation de l’accès aux producteurs

 

Cas d’usage : le module Services Communs du CEA

 

Depuis 2018, Smile accompagne le CEA dans le cadre du projet “VITAM/IN CEA”, une offre de services d’archivage numérique pérenne et interne à l’entreprise. 


A date, Smile a produit plus de 1 000 j/h VITAM pour le CEA, répartis sur plusieurs chantiers, découpés et séquencés comme suit : 

 

 

  • 2018 - Infrastructure
    • Définition d’architecture
    • Accompagnement à l’installation (On Premise - multisites)

 

  • 2019-2020 - Contributions
    • Réalisation d’un connecteur S3 à destination des offres de stockage retenues par le CEA
    • Réalisation en méthodologie agile d’écrans d’administration (VITAdMin)

 

  • 2021 - Intégration
    • Réalisation du module de “services communs” dont l’objectif est de fournir un socle commun et mutualisé à plusieurs applications autour du versement et de la consultation

 

En faisant le choix du développement d’un module dit “Services communs”, le CEA a souhaité :

 

  • créer une couche de service (middleware) afin de permettre de simplifier et automatiser au maximum les interactions entre les applications de son SI et la solution VITAM (SAE)
  • mettre en place une solution évolutive et modulable

 

La réalisation de ce service a nécessité :

 

  • Mise en place de l’agent de message Kafka (gestion des interactions entre les composants de la plateforme et les API VITAM)
  • Développement du service de versement (récupération des éléments, constitution du bordereau SEDA, dépôt, ingestion et historisation)
  • Développement du service de consultation (traitement et historisation des recherches)

 

 

En synthèse ! Gains & bénéfices

 

 

  • Centralisation
    • Vision du cycle de vie globale, indépendante des solutions implémentées,
    • Fluidification des mises à jour des contenus, du suivi des versions et des traces,
    • Fluidification des échanges entre les équipes productrices et les équipes documentaires/archivistiques
    • Réduction du nombre d’applications accessibles par les end-users
    • Facilité d’administration et de gestion des référentiels

 

  • Fiabilité
    • Garantie de toujours avoir à disposition les dernières versions, en consultation dans la GED ou dans le SAE,
    • Synchronisation des données entre la GED et le SAE pour assurer la cohérence
    • Gestion des accès et de la classification maintenue entre les différentes applications
    • Conservation de la valeur probatoire même en amont du SAE, en fonction des choix technologiques réalisés

 

  • Transversalité 
    • Système ECM permettant de servir l’ensemble de votre organisation pour vos besoins de gestion documentaire : un gain en terme de coût de maintenance !
    • Gestion des référentiels unifiés, voire externalisés pour assurer une transversalité complète
    • Facilité de diffusion de vos documents et archives selon les différents besoins (demandes de communication, partage, publication, droits d’en connaître, etc.)

 

 


En complément : état actuel du marché

 

 

  • Connecteurs anciens, basés sur quelques produits, obsolètes au vu des besoins actuels,
  • connecteurs existants en vogue, sur des solutions spécifiques
  • beaucoup de questions encore sur le partage de référentiels, qui doit chapeauter quoi, comment, 
  • demande de solutions sur étagère, marché pas encore assez mûr

 

Replay de la conférence

Article Gestion Electronique de Documents et Système d’Archivage Électronique avec VITAM : industrialisez vos versements !

 

 

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Formations open source

Durée : 2 jours
Lieu : Paris